Spotkania, raporty, maile, brak priorytetu… zapychacze, które osłabiają organizację.
W trakcie realizacji projektów z klientami najczęściej zgłaszanymi przez kierowników działaniami zabierającymi czas na to co ważne są właśnie te 4 elementy:
– spotkania
– nadmiar maili
– raporty
– brak priorytetu
Od dłuższego czasu spotykamy ten problem co ciekawe – w bardzo różnego rodzaju organizacjach. Zarówno korporacjach, jak i firmach średnich czy mniejszych rodzinnych. Zwłaszcza pierwsze 2 dają się we znaki.
Dlaczego tak jest? Bo w firmach nie jest budowana kultura komunikacji, spotkań, etc. Każdy działa wg własnych standardów lub nawyków z przeświadczeniem, że to jego tematy są najważniejsze.
Niestety też nikt nie mierzy jak dużo czasu pracownicy poświęcają na nieefektywne spotkania, albo klasyczny „ping- pong mailowy”.
Do tego dokładane są kolejne raporty, zestawienia, a nikt nie usuwa starych (niepotrzebnych, które nie są już używane).
Co gorsza bardzo często tak samo wygląda sytuacja z zadaniami. Przełożeni dokładają zadań nie widząc aktualnego obciążenia pracownika i nie wyznaczając priorytetu. W efekcie pracownik wchodzi w tryb wielozadaniowości – jeden z mniej efektywnych sposobów pracy. Jest sfrustrowany i zdenerwowany sytuacją.
To delegowanie zadań często przypomina wlewanie wody do szklanki, która już jest pełna. I tak ciągle się wylewa i ciągle trzeba sprzątać.
Co możesz z tym zrobić?
- Zacznij weryfikować ile czasu poświęcasz na spotkania.
Zadawaj pytania czy na pewno musisz być na nich obecny – może wystarczy jak w trakcie spotkania ktoś do Ciebie zadzwoni z konsultacją. - Wprowadź standard organizacji spotkań
Zacznij od spotkań, które Ty organizujesz. Zawsze sprawdzaj listę uczestników, czy na pewno każda z tych osób powinna brać w nich udział. ~
Komunikuj cel spotkania i agendę.
Jeśli będziesz potrzebował jakieś informacje / dane w trakcie spotkania jasno napisz co potrzebujesz. - Zacznij pracować nad kulturą maili
Zamiast robić ping – pong mailowy (wymiana kilku – kilkunastu wiadomości w krótkim czasie) zadzwoń do swojego rozmówcy i zaproponuj, abyście ustalili wspólnie działanie, a następnie wyślijcie maila z podsumowaniem.
Jeśli otrzymujesz maile, które nie są dla Ciebie interesujące poproś nadawcę o usunięcie Cię z listy wysyłkowej - Wprowadź standard używania skrzynki mailowej
Najprawdopodobniej masz włączone powiadomienia o nowych mailach. Wyłącz tę funkcję. Nie jest Ci potrzebna tak samo jak sprawdzanie poczty co 15 minut.
Ustaw sobie standard, że sprawdzasz pocztę kilka razy dziennie (np. co 2h). Poinformuj o tym współpracowników z prośbą, że jeśli mają naprawdę ważny temat to prosisz o telefon. - Przeanalizuj raporty przychodzące i wychodzące
Zobacz jakie raporty dostajesz (zastanów się czy nadal są Ci potrzebne)
Sprawdź jakie raporty Ty wysyłasz. Policz ile czasu poświęcasz na to w skali miesiąca (Ty lub ktoś z Twojego zespołu). Porozmawiaj z odbiorcami raportów czy nadal je potrzebują, albo czy można je uprościć / zautomatyzować. - Znajdź czas na Refleksję
W codziennym zabieganiu często działamy w sposób automatyczny. Zaczynamy akceptować, że otrzymywanie 100 maili dziennie i poświęcanie 4h na spotkania każdego dnia to nasza normalna praca.
Największą możliwością, aby z tego wyjść jest znalezienie czasu na Refleksję.
Zainwestuj 5 minut swojego czasu na koniec dnia, aby podsumować swoją pracę.
Zastanów się (i zapisz) co tego dnia poszło Ci dobrze – z czego jesteś zadowolony.
Wypisz też obszary, w których mogłeś działać lepiej (uwzględnij działania, stres, delegowanie pracy, atmosferę w zespole, etc.).
To najlepsze co możesz zrobić jako kierownik – codziennie dbać o doskonalenie swojej pracy.
Podsumowanie
Dziękuję, że poświęciłeś swój czas na przeczytanie tego artykułu. Temat ciągłego braku czasu jest niezwykle ważny, bo dotyka większość pracowników firm.
Mam nadzieję, że porady zawarte w tym artykule były dla Ciebie pomocne i zastosujesz choć jedną 🙂