Podczas analizowania problemów, metody graficzne znacznie ułatwiają pracę, ponieważ porządkują informacje. Przy okazji można spojrzeć na problem z różnych stron i zauważyć zależności oraz powiązania.
Dostrzeganie relacji pomiędzy poszczególnymi czynnikami pozwala lepiej zrozumieć dany problem a tym samym przygotować lepsze środki zaradcze
Jedną z ciekawszych metod graficznych jest właśnie diagram lub inaczej drzewo relacji, które porządkuje informacje określając powiązania przyczynowo-skutkowe w złożonych problemach.
W celu znalezienia przyczyn danego problemu najpierw należy go prawidłowo zdefiniować.
Chcesz wiedzieć, jak skutecznie zdefiniować problem? Zajrzyj do wpisu: Jak skutecznie definiować problemy?
Następnie należy wypisać wszystkie możliwe czynniki, które mogą mieć jakikolwiek wpływ na ostateczny rezultat.
Ważne jest, ab problem był złożony. Należy go umieścić na środku diagramu, a następnie za pomocą strzałek zaznaczyć wszystkie możliwe zależności pomiędzy czynnikami.
W kolejnym kroku tworzy się tabelę, w której dla wszystkich czynników przydzielane są punkty.
Punktacja ma odzwierciedlić moc wzajemnego oddziaływania czynników na siebie oraz na problem. W tym celu najlepiej stworzyć tabelę z wypisanymi czynnikami i przydzielać odpowiednio 1-3-9 punktów. Przy czym 1 to mały wpływ, 3 to średni wpływ, a 9 to duży wpływ danego czynnika na zdefiniowany problem. Im więcej punktów uzyska dany czynnik tym większy ma wpływ na skutek, czyli zdefiniowany problem.
W następnym etapie porządkuje się czynniki od największej do najmniejszej liczby punktów. Dzięki temu uzyskuje się informacje, którymi z czynników należy się zająć w pierwszej kolejności. Sam schemat graficzny poprzez największą ilość strzałek pokazuje jaki czynnik jest najbardziej problematyczny. Jednak układ tabelaryczny znacznie dokładniej porządkuje informacje.
Przykład Diagramu relacji
Problemem jest niezadowolenie z pracy.
Podczas burzy mózgów zostało wyłonionych kilka czynników składających się na ten stan rzeczy:
- przestarzałe narzędzia pracy
- słaby przepływ informacji między działami
- nieprzyjemna atmosfera w firmie
- zbyt częste przymusowe niepłatne nadgodziny
- rzadkie szkolenia
- słaby system motywacyjny
- brak zastępowalności na stanowiskach pracy
- powtarzające się notorycznie błędy jakościowe
Diagram relacji wskazał, że zbyt rzadko organizowane szkolenia oraz brak zastępowalności na stanowiskach pracy w firmie mają podstawowy wpływ na poczucie niezadowolenia z pracy wśród pracowników. Powinny one zostać w pierwszej kolejności wyeliminowane.
Następnymi czynnikami mającymi bardzo duży wpływ na problem są słaby przepływ informacji w organizacji oraz nieprzyjemna atmosfera w firmie. Przyczyny te dają cenne wskazówki o całokształcie funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wyznaczają nie tylko kierunki, w jakich powinno się wdrożyć działania korygujące, ale także wzajemne oddziaływanie poszczególnych czynników na siebie oraz na zauważony problem
