Jak w 4 krokach udzielić informację zwrotną?

Jedną z najważniejszych kompetencji każdego lidera jest udzielanie informacji zwrotnej (tzw. feedbacku). Można powiedzieć, że jest to jeden z filarów skutecznej komunikacji.

W teorii wszystko wygląda bardzo prosto: wystarczy przecież „tylko” przekazać „jakie mamy uwagi i jakie są nasze oczekiwania”.

W praktyce jednak nie jest już tak prosto i kolorowo. Zdarza się, że pomimo dobrych intencji nasz feedback, zamiast oczyścić atmosferę, doprowadza do jej zaognienia, a to nikomu nie służy.

Dobry feedback pozwala zmotywować drugiego człowieka i pozwolić mu zrozumieć, jakie są wobec niego oczekiwania. Z kolei źle przekazana informacja zwrotna może spowodować, że Twój rozmówca poczuje się urażony albo całkowicie zdemotywowany.

Jak zatem udzielać informację zwrotną, aby byłą ona skuteczna i dodała Twojemu rozmówcy skrzydeł, zamiast je podcinać?

Jedna z metod, którą możesz zastosować do udzielania informacji zwrotnej jest metoda FUKO.

Fakty

Przedstaw fakty (zamiast opinii) np.
Wczoraj do 16:00 miałem dostać od Ciebie raport, ale go nie dostałem ✅
zamiast: Ty zawsze ze wszystkim się spóźniasz ❌

Uczucia

Powiedz o swoich uczuciach np.
Czuje się zawiedziony, bo byłem pewien, że raport otrzymam w terminie ✅
Zamiast: Ty zawsze mnie rozczarowujesz ❌

Konsekwencje

Przedstaw konsekwencje np.
Nie mając od Ciebie raportu musiałem wczoraj „świecić oczami” przed moim Szefem, z którym miałem spotkanie o 16:10.

Oczekiwania

Przedstaw oczekiwania np.
Przygotuj proszę raport dzisiaj do 10:00, a w przyszłości, jeśli wiesz, że nie będziesz w stanie dotrzymać terminu to mi o tym po prostu powiedz to może wspólnie coś wymyślimy 🕙

Warto, abyś pamiętał jeszcze o 4 kwestiach:
1️⃣ Przygotuj się do rozmowy, spontaniczny feedback nie jest dobrym pomysłem.
2️⃣ Bądź konkretny, wskazuj na fakty, unikaj ogólników.
3️⃣ Słuchaj uważnie, pozwól rozmówcy na wyrażenie swojego zdania.
4️⃣ Unikaj osądów i negatywnych emocji, skup się na rozwiązaniu problemu, a nie na osądzaniu.

Ktoś kiedyś powiedział, że brak feedbacku to również feedback.
Z tego względu nie bój się udzielać informacji zwrotnej. Stosuj powyższą metodę a Twój feedback będzie konstruktywny i pozbawiony negatywnych emocji, które potrafią zniweczyć każdą rozmowę.

Ostatnia już kwestia:
Pamiętaj, aby powyższą metodę ćwiczyć, ćwiczyć i jeszcze raz ćwiczyć, bo tylko dzięki praktyce nauczysz się skutecznie przekazywać informację zwrotną,